Référence client
Modernisation des processus de commande publique de l’administration commune d’Agen
En 2020, la Mairie, l’Agglomération et le CCAS d’Agen ont confié à Public Sourcing une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage consacrée à la modernisation de leurs processus de commande publique. Le marché comprenait une tranche ferme de diagnostic et de modélisation opérationnelle ainsi que deux tranches optionnelles portant sur l’organisation humaine et la professionnalisation des équipes.
Harmoniser les processus achats de l’administration commune
La mission avait pour objectif d’analyser les achats et les circuits de commande publique des différentes structures afin de proposer des processus cibles communs. Public Sourcing a également prévu un accompagnement sur l’organisation des ressources humaines et la professionnalisation des équipes.
Phase 1 : diagnostic des achats et des processus
La première phase a permis de cadrer la mission et de construire une vision consolidée des achats de la Mairie, de l’Agglomération et du CCAS d’Agen.
Réunion de cadrage
Définition du périmètre, des objectifs, du calendrier et des modalités de collaboration avec les différentes structures.
Rencontre avec le service des marchés
Échanges avec les représentants du service des marchés publics afin d’identifier l’organisation existante et les pratiques en place.
Recueil des données achats
Collecte des données nécessaires à l’identification des achats par familles, fournisseurs, marchés et services.
Analyse des achats
Étude des informations recueillies pour faire ressortir les principales caractéristiques des dépenses des trois structures.
Cartographie sur quatre ans
Élaboration d’une cartographie des achats sur quatre exercices par familles homogènes, fournisseurs, marchés et services.
Phase 2 : modélisation opérationnelle des achats cibles
À partir du diagnostic, Public Sourcing a travaillé sur la modélisation des futurs circuits d’achats et sur l’identification des leviers d’optimisation propres à chaque structure.
Identification des circuits d’achats
Analyse et représentation des différentes étapes suivies par les services dans le cadre de leurs achats.
Leviers d’optimisation
Formulation de préconisations destinées à améliorer les processus d’achats de la Mairie, de l’Agglomération et du CCAS.
Modes opératoires cibles
Formalisation et remise de modes opératoires cibles, ou MODOPS, adaptés aux futurs processus de commande publique.
Évaluation des compétences et organisation humaine
La première tranche optionnelle prévoyait une analyse des compétences et des ressources humaines mobilisées dans les futurs processus achats de l’administration commune.
Réunion de cadrage
Définition des objectifs, de la méthode d’évaluation et du périmètre des agents concernés.
Évaluation individuelle
Évaluation des agents participant au processus achat au sein de chacune des structures.
Évaluation de la performance
Analyse de l’adéquation entre les ressources humaines disponibles et les exigences des nouveaux processus achats.
Organisation cible
Élaboration et remise d’organigrammes adaptés à l’organisation de l’administration commune.
Professionnalisation des équipes
La seconde tranche optionnelle portait sur la professionnalisation des agents participant aux processus achats et de commande publique des différentes structures.
Accompagnement des équipes
Mise en place d’un accompagnement destiné à renforcer les compétences des agents et à faciliter l’appropriation des nouveaux processus achats.
Une démarche associant processus, organisation et compétences
Cette mission illustre la capacité de Public Sourcing à intervenir sur plusieurs dimensions complémentaires de la commande publique. L’accompagnement associe l’analyse des achats, la modélisation des processus cibles, l’organisation des ressources humaines et la professionnalisation des équipes.
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