Référence client
Diagnostic et optimisation de la fonction achats du Département des Alpes-de-Haute-Provence
En 2020, le Département des Alpes-de-Haute-Provence a confié à Public Sourcing une mission de diagnostic, de conseil et d’accompagnement destinée à faire évoluer sa fonction achats. L’intervention associait l’analyse de la commande publique, la définition de scénarios d’organisation et un appui opérationnel à leur mise en œuvre.
Faire évoluer l’organisation et la performance des achats
La mission avait pour objectif d’établir une vision complète de la commande publique du Département et d’identifier les évolutions possibles de sa fonction achats. Public Sourcing est intervenu depuis l’analyse des dépenses et des pratiques jusqu’à l’accompagnement sur des achats ciblés.
Phase 1 : diagnostic de la commande publique
La première phase a consisté à réaliser un diagnostic complet de la commande publique du Département à partir des dépenses, des pratiques, de l’organisation et des ressources existantes.
État des lieux des dépenses
Analyse des dépenses afin de disposer d’une vision structurée des achats réalisés par le Département.
Analyse des processus internes
Étude des processus de préparation, de passation et d’exécution des marchés publics.
Analyse des dossiers de marchés
Examen des dossiers produits afin d’identifier les pratiques existantes et les principaux axes d’amélioration.
Diagnostic organisationnel
Analyse de l’organisation de la fonction achats et de l’articulation entre les différents services concernés.
Analyse des ressources
Évaluation des moyens humains et des ressources mobilisées pour assurer le fonctionnement de la commande publique.
Phase 2 : scénarios d’organisation et plans d’actions
À partir du diagnostic, Public Sourcing a accompagné le Département dans l’identification de scénarios cibles et dans la définition de plans d’actions adaptés à ses orientations.
Identification des enjeux
Mise en évidence des principaux enjeux associés à l’évolution de la fonction achats du Département.
Scénarios d’organisation
Proposition de différentes organisations cibles permettant d’envisager plusieurs trajectoires d’évolution.
Évaluation des bénéfices
Analyse des bénéfices attendus de chaque évolution, notamment en matière d’organisation et de maîtrise des coûts.
Plans d’actions
Élaboration de plans d’actions destinés à traduire les scénarios proposés en mesures opérationnelles.
Phase 3 : accompagnement à la mise en œuvre
Public Sourcing a ensuite accompagné le Département dans le déploiement opérationnel du scénario d’organisation et du plan d’actions retenus à l’issue de la phase précédente.
Déploiement du scénario retenu
Appui à la mise en place progressive de l’organisation choisie par le Département.
Mise en œuvre du plan d’actions
Accompagnement des équipes dans la réalisation des actions prioritaires définies au cours de la mission.
Appui opérationnel
Conseil auprès des services afin de faciliter l’appropriation des évolutions et des nouveaux modes de fonctionnement.
Phase 4 : appui sur des achats ciblés
La dernière phase de la mission portait sur l’accompagnement du Département dans la préparation et le pilotage d’achats présentant des enjeux spécifiques.
Définition de la stratégie d’achat
Élaboration d’une stratégie adaptée à l’achat considéré, à ses objectifs et à ses contraintes.
Analyse du besoin
Étude du besoin afin de préciser le périmètre de l’achat et les attentes opérationnelles du Département.
Étude du marché fournisseurs
Analyse de l’offre disponible et des caractéristiques du marché fournisseurs concerné.
Architecture contractuelle
Définition de la structure contractuelle adaptée, notamment en matière d’allotissement, de prix, de pénalités et de modalités d’exécution.
Études juridiques et financières
Réalisation des analyses préalables nécessaires à la sécurisation juridique et financière de la stratégie retenue.
Ingénierie de la procédure
Identification des impacts de la stratégie d’achat sur la procédure de passation et sur les documents contractuels.
Exécution des marchés
Conseil sur les modalités d’exécution, notamment les dispositifs financiers pouvant être mobilisés comme la carte achats.
Évaluation des gains
Calcul des gains potentiels puis analyse des gains finaux liés aux stratégies d’achat mises en œuvre.
Une intervention allant du diagnostic aux achats opérationnels
Cette mission illustre la capacité de Public Sourcing à accompagner une collectivité sur l’ensemble de sa fonction achats. La démarche associe diagnostic organisationnel, définition d’une organisation cible, déploiement d’un plan d’actions et appui sur des achats présentant des enjeux particuliers.
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