Référence client
Accompagnement de la Région Pays de la Loire dans la refonte de sa nomenclature des achats
En 2018, le Conseil régional des Pays de la Loire a confié à Public Sourcing une mission d’accompagnement pour la refonte de sa nomenclature des achats. L’intervention associait la définition d’orientations stratégiques, la co-construction du nouvel outil et un accompagnement à son intégration et à sa mise en œuvre.
Faire évoluer la nomenclature et préparer son intégration
La mission avait pour objectif de définir une nomenclature adaptée aux besoins de la Région et compatible avec son environnement financier. Public Sourcing a accompagné la collectivité depuis l’analyse des données et la définition des orientations jusqu’à la préparation du fichier destiné à être intégré dans le logiciel finances.
Phase 1 : lancement et orientations stratégiques
La première phase a permis de cadrer le projet, d’analyser les données disponibles et d’étudier plusieurs orientations possibles pour la future nomenclature des achats.
Réunion de cadrage
Définition du périmètre, des objectifs, du calendrier et des modalités de collaboration avec les équipes de la Région.
Analyse des données financières
Recueil et étude des informations financières nécessaires à la compréhension et à la structuration des achats.
Analyse de la cartographie
Exploitation de la cartographie existante afin d’identifier les principales familles d’achats et les enjeux associés.
Identification des problématiques
Analyse des difficultés et des besoins à prendre en compte dans la refonte de la nomenclature.
Deux orientations stratégiques
Élaboration de deux orientations possibles mettant en évidence leurs avantages, leurs limites et leurs conséquences sur l’organisation.
Restitution des orientations
Présentation des propositions et échanges avec la collectivité afin de déterminer l’orientation à retenir.
Sensibilisation des directions
Organisation d’une réunion collective pour présenter le projet de refonte aux principales directions opérationnelles.
Dialogue avec l’éditeur du logiciel
Échanges préalables avec l’éditeur du logiciel finances afin d’anticiper l’intégration et le paramétrage de la nomenclature.
Phase 2 : refonte de la nomenclature des achats
La deuxième phase a porté sur la construction de la nouvelle nomenclature avec les directions impliquées, puis sur sa finalisation technique en vue de son intégration.
Première trame de nomenclature
Élaboration par Public Sourcing d’une première structure servant de base aux travaux menés avec les directions.
Co-construction avec les directions
Construction de la nomenclature avec les services concernés afin d’intégrer leurs usages et leurs besoins opérationnels.
Restitution à mi-parcours
Présentation de l’avancement des travaux au comité de pilotage et recueil des observations nécessaires aux ajustements.
Finalisation de la nomenclature
Intégration des remarques, ajustement de la structure et finalisation du nouvel outil de classification des achats.
Présentation au comité de pilotage
Restitution de la version finalisée de la nomenclature auprès du comité de pilotage de la mission.
Fichier compatible avec le logiciel finances
Préparation d’un fichier au format adapté afin de permettre l’intégration de la nomenclature dans le logiciel financier.
Phase 3 : accompagnement à la mise en œuvre
La dernière phase de la mission visait à faciliter l’appropriation de la nomenclature par les équipes et à organiser son utilisation dans la durée.
Guide pratique d’utilisation
Rédaction d’un guide présentant les règles d’utilisation, les principes de gestion et les modalités d’amélioration continue de la nomenclature.
Accompagnement au déploiement
Appui aux équipes de la Région dans la prise en main et la mise en œuvre opérationnelle de la nouvelle nomenclature des achats.
Une refonte associant stratégie, concertation et intégration technique
Cette mission illustre la capacité de Public Sourcing à accompagner une collectivité dans toutes les dimensions d’un projet de nomenclature. La démarche associe l’analyse stratégique, la co-construction avec les directions et la préparation technique de l’intégration dans le système financier.
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