Cartographie des achats : la méthode pour piloter vos dépenses

En bref

• Une cartographie des achats, c’est la photographie chiffrée de vos dépenses réelles : qui achète quoi, à qui, combien, et par quel canal. Pas une grille de classement théorique.

• Elle sert trois fois : sécuriser la computation des seuils, construire la programmation des achats, fixer une stratégie d’achat par famille.

• Les données existent déjà chez vous : service facturier, logiciel financier, marchés en cours, cartes d’achat, et les données essentielles de la commande publique (DECP) pour ce qui est publié.

• Comptez 3 à 6 semaines pour une première version exploitable dans une collectivité, avec un tableau propre et 15 à 30 familles homogènes.

• Le piège n’est pas la collecte. C’est le classement : le CPV vous sert à publier vos avis, pas à décider de votre politique d’achat.

Qu’est-ce qu’une cartographie des achats ?

Une cartographie des achats recense les dépenses d’achat d’une collectivité ou d’un établissement public sur une période donnée, puis les segmente pour les rendre lisibles. Concrètement, elle répond à cinq questions : quel service achète, quoi, chez qui, pour quel montant, et via quel contrat.

C’est un outil de pilotage, pas un document réglementaire. Aucun texte n’impose de produire une cartographie. En revanche, l’article L2111-1 du Code de la commande publique vous oblige à définir précisément la nature et l’étendue de vos besoins avant de lancer une consultation. Une cartographie est le meilleur moyen de le faire sans découvrir votre périmètre au moment du renouvellement d’un accord-cadre.

Ce que la cartographie est : une analyse de flux réels, sortie de vos données comptables et de vos contrats.

Ce que la nomenclature est : une grille de classement, construite par l’acheteur, qui regroupe les achats en catégories homogènes. Elle sert à savoir dans quelle case ranger un achat et donc quel besoin additionner pour la computation des seuils.

Les deux ne se remplacent pas. La nomenclature est un cadre ; la cartographie est une mesure. On cartographie d’abord pour voir, on nomme ensuite pour décider. L’ordre inverse – bâtir une nomenclature avant d’avoir regardé ses dépenses – produit des grilles élégantes que personne n’alimente. Nous détaillons ce point de méthode dans notre article dédié à la nomenclature des achats, à lire en complément de celui-ci.

À quoi elle sert : computation des seuils, programmation, stratégie d’achat

Trois usages, dans cet ordre de priorité.

1. Sécuriser la computation des seuils

C’est l’usage défensif, et c’est souvent celui qui déclenche la demande. La valeur estimée du besoin se calcule sur l’ensemble des prestations homogènes, options et reconductions comprises (article R2121-1 du CCP). Depuis le 1er avril 2026, les fournitures et services sous 60 000 € HT peuvent être passés sans publicité ni mise en concurrence ; les travaux, sous 100 000 € HT jusqu’au 31 décembre 2026 (service-public.fr).

Le risque classique : une famille éclatée entre huit services, quatre fournisseurs et trois budgets, dont le total dépasse largement le seuil sans que personne ne l’ait jamais additionné. La cartographie fait apparaître ces familles avant le contrôle, pas après.

2. Construire la programmation

Un plan de programmation des achats se bâtit sur des échéances réelles : dates de fin d’accords-cadres, volumes annuels, saisonnalité. Cartographier vos achats vous donne cette matière – et surtout elle vous évite de lancer six procédures en même temps en novembre parce que tout le monde a découvert les échéances en septembre.

3. Choisir une stratégie d’achat par famille

Toutes les familles ne méritent pas le même effort. Une analyse de type Pareto montre où se concentre le montant, une matrice de criticité montre où se concentre le risque (fournisseur unique, marché tendu, dépendance technique). Vous arbitrez alors : accord-cadre national, groupement de commandes, sourcing actif, ou simple carte d’achat avec trois devis.

Les données à collecter (sources comptables, logiciels métier, marchés en cours)

Tout part du service facturier, pas du service marchés. C’est la règle numéro un, et c’est celle qui fait gagner le plus de temps.

Deux réflexes. D’abord, travailler en HT : le budget est en TTC, l’analyse doit être en HT, sinon vous surévaluez les dépenses soumises à TVA non récupérable. Ensuite, garder la maille la plus fine possible à la collecte – quitte à agréger plus tard. Une ligne agrégée ne se décompose jamais.

La méthode en 5 étapes

La cinquième étape est celle qu’on saute. Une cartographie qui ne débouche sur aucune décision est un tableau de plus dans un dossier partagé. Le test : à la fin de la restitution, chaque famille prioritaire doit avoir un nom de responsable et une échéance.

Construire des familles homogènes sans tomber dans le piège du CPV

Le CPV est une nomenclature européenne de plus de 9 000 codes, organisée par nature de produit. Elle est obligatoire pour référencer un avis d’appel public à la concurrence, et c’est à peu près tout ce qu’on peut lui demander.

Trois raisons de ne pas l’utiliser comme grille d’analyse.

Un besoin réel ne tient pas dans un code. La maintenance multitechnique d’un gymnase se répartit entre électricité (45310000), chauffage (45331000), plomberie (45330000) et services de réparation (50700000). Quatre codes, un seul prestataire, un seul besoin homogène. Si vous cartographiez par CPV, vous ne verrez jamais la famille.

Les libellés CPV saisis par les services sont inégaux. Dans les fichiers que nous traitons, 15 à 25 % des lignes n’ont pas de code exploitable – code générique 79000000 (services aux entreprises), code absent, ou code choisi pour « passer » la dépense.

Un fournisseur est multi-codes par nature. Un groupe de BTP intervient sur la voirie, les bâtiments et les espaces verts. Le classement par CPV hache la relation fournisseur, qui est précisément l’information stratégique.

La bonne méthode tient en trois temps.

1. Classer par usage et par métier, pas par produit : « restauration collective », « entretien des espaces verts », « carburant », « assurance », « prestations de nettoyage ». Chaque famille doit correspondre à un interlocuteur interne identifiable.

2. Vérifier l’homogénéité avec deux tests : un acheteur unique pourrait-il piloter la famille ? Les fournisseurs de la famille sont-ils substituables entre eux ? Si la réponse est non aux deux, la famille est trop large.

3. Mapper ensuite vers le CPV, uniquement pour la publication et le reporting externe, en associant un code principal et deux codes secondaires par famille.

C’est ce mapping final qui sécurise vos avis d’appel public à la concurrence sans polluer l’analyse. Et c’est ce même découpage qui vous servira de base pour votre nomenclature, si vous décidez d’en formaliser une.

Exemples de cartographie dans une collectivité (cas concret, chiffré)

Une communauté d’agglomération d’environ 145 000 habitants, cinq communes membres, un service marchés de deux ETP. Périmètre retenu : les achats de l’exercice précédent, hors personnel et hors reversements aux communes membres.

Ce que la donnée brute disait. 47 M€ d’achats, 9 400 factures, 1 870 fournisseurs actifs, 26 % des libellés non exploitables en l’état.

Ce que la cartographie a montré, en cinq semaines et deux personnes.

• 10 fournisseurs concentraient 54 % du montant, dont un fournisseur d’énergie à 8,4 M€ – 18 % des achats sur une seule ligne.

• Trois familles représentaient 58 % du montant total : énergie, restauration collective, travaux de voirie.

• La famille « prestations de nettoyage » pesait 2,9 M€ répartis sur 23 prestataires, avec 11 contrats annuels reconduits tacitement et aucun accord-cadre. Chaque engagement pris isolément restait sous les seuils ; le besoin homogène, lui, ne l’était pas.

• Les cartes d’achat portaient 640 000 € de dépenses, dont la moitié sur des familles déjà couvertes par un accord-cadre – signal d’un circuit parallèle, pas d’un besoin nouveau.

• Quatre accords-cadres arrivaient à échéance dans les douze mois, dont deux la même semaine.

Ce qui en a été tiré. Une programmation sur trois ans, un accord-cadre nettoyage multi-lots, un groupement de commandes avec deux communes membres sur les fournitures d’entretien, et une règle interne sur l’usage des cartes d’achat. Le potentiel identifié sur les familles prioritaires se chiffrait en centaines de milliers d’euros, à qualité de service constante – un ordre de grandeur à confirmer par sourcing, pas un résultat promis.

Ce que nous en retenons. Le volume de factures n’est pas le sujet. 9 400 lignes se traitent en deux jours avec un bon export. Les trois semaines restantes servent à comprendre pourquoi la famille nettoyage était éclatée : trois directions, trois histoires d’achat, aucune vision d’ensemble.

Les erreurs fréquentes

• Partir de la comptabilité seule. L’imputation budgétaire décrit une maquette budgétaire, pas des besoins. Un même article 60632 peut couvrir dix familles différentes.

• Cartographier en TTC. Vous faussez tous les ratios, notamment sur l’énergie et l’alimentation.

• Vouloir tout couvrir la première année. Un périmètre de 80 % du montant en 20 % du temps vaut mieux qu’une cartographie exhaustive livrée au bout d’un an.

• Confondre cartographie et nomenclature. La première mesure, la seconde classe. Vouloir figer la grille avant d’avoir vu les données, c’est dessiner le plan avant de visiter la maison.

• Oublier les achats hors circuit. Cartes d’achat, régies d’avance, dépenses des satellites (CCAS, office de tourisme, régie de transport) : c’est là que se logent les fractions qui posent problème.

• Restituer sans valider. Une famille que le service technique ne reconnaît pas comme la sienne ne sera jamais pilotée. La restitution aux directions est un exercice de correction, pas de présentation.

• Ne pas dater la photo. Une cartographie sans exercice de référence ni date de mise à jour devient un document d’archive au bout de six mois.

Diagnostic gratuit : par où commencer

Vous savez ce que vous achetez, mais pas combien ni à qui ? Nous réalisons un premier diagnostic gratuit : périmètre pertinent, sources de données disponibles chez vous, familles prioritaires pressenties et calendrier réaliste. Vous repartez avec une hypothèse de travail, sans engagement.

04 42 52 10 84 – contact@publicsourcing.fr. Réponse sous 48 heures ouvrées.

FAQ

Cartographie des achats et nomenclature : quelle différence ? La cartographie analyse vos dépenses réelles, facture par facture, et les regroupe pour les comprendre. La nomenclature est la grille de classement que vous adoptez pour ranger ces achats dans des catégories stables. La première se construit sur des données ; la seconde se décide. Vous avez besoin de la seconde pour la computation des seuils et pour la programmation, mais elle doit être calibrée sur ce que la première a révélé.

À quelle fréquence faut-il la mettre à jour ? Une refonte annuelle sur l’exercice clos, une revue légère des flux tous les six mois pour les familles prioritaires, et une révision complète tous les trois ans ou à chaque changement d’organisation. Le bon indicateur n’est pas la date mais l’usage : si le plan de programmation est révisé deux fois par an, la cartographie doit suivre.

Faut-il un logiciel dédié ? Non pour démarrer. Jusqu’à 10 000 à 15 000 lignes de factures par an, un tableur bien structuré suffit : un onglet de données brutes, un onglet de paramètres (familles, fournisseurs normalisés), un tableau croisé. Au-delà, ou pour plusieurs établissements, un outil de BI connecté aux exports devient rentable. Les suites achats du marché apportent en plus le suivi des contrats, mais aucune ne remplace le travail de fiabilisation.

Combien de temps pour réaliser une cartographie des achats ? Trois à six semaines pour une collectivité de taille moyenne, avec un référent à temps partiel et un appui méthodologique. Comptez deux à quatre mois pour un groupe multi-établissements, en raison des extractions hétérogènes et des validations croisées. Le facteur limitant est toujours la disponibilité des services pour valider les familles, jamais l’extraction.

Peut-on cartographier sans service marchés structuré ? Oui, et c’est même le cas le plus fréquent dans les petites communes. Il faut alors deux ingrédients : un accès au service facturier et un référent désigné côté finances. La difficulté n’est pas technique, elle est politique – obtenir un extrait exhaustif incluant les satellites et les régies.

Comment articuler cartographie et plan de programmation ? La cartographie fournit les dates d’échéance, les volumes et les priorités. Le plan les traduit en calendrier de consultations sur 12 à 36 mois. Sans cartographie, la programmation se réduit à la liste des marchés arrivant à terme, celle que tout le monde connaît déjà.

Sources

• Code de la commande publique – article R2121-1, calcul de la valeur estimée du besoin

• Code de la commande publique – texte en vigueur (article L2111-1)

• Service-public.fr – seuils de publicité des marchés publics

• Marche-public.fr – seuil de dispense de publicité et de mise en concurrence

• data.gouv.fr – données essentielles de la commande publique consolidées

• Code : Commande Publique – cartographier ses achats

• Achatpublic.info – les clés d’une cartographie achat réussie

• OPQCM – Office professionnel de qualification des conseils en management