Audit des achats publics

La fonction Achats joue un rôle central dans la performance des collectivités, établissements publics et organismes soumis aux règles de la commande publique. Elle ne se limite pas à la passation des marchés publics : elle contribue à la maîtrise des dépenses, à la sécurisation des procédures, à l’organisation interne des services et à la qualité des prestations achetées.

Public Sourcing accompagne les acteurs publics dans la réalisation d’audits complets de leur fonction Achats. Notre objectif est de vous apporter une vision claire de votre organisation, de vos pratiques, de vos risques et de vos marges d’optimisation.

À travers une approche à la fois stratégique, juridique, économique et opérationnelle, nous vous aidons à structurer une fonction Achats plus performante, plus sécurisée et mieux adaptée aux enjeux de votre structure.

Pourquoi réaliser un audit de vos achats publics ?

Un audit des achats publics permet d’évaluer la maturité de votre organisation et d’identifier les leviers d’amélioration concrets. Il peut être réalisé dans le cadre d’une réorganisation interne, d’une volonté d’optimisation budgétaire, d’une évolution des pratiques ou d’un besoin de sécurisation des procédures.

Pour une collectivité ou un établissement public, l’audit permet notamment de répondre à plusieurs questions essentielles :

• votre organisation achats est-elle suffisamment structurée ?
• les rôles entre acheteurs, services prescripteurs et services supports sont-ils clairement définis ?
• vos procédures de marchés publics sont-elles sécurisées ?
• vos familles d’achats sont-elles bien identifiées et pilotées ?
• vos outils permettent-ils un suivi efficace des dépenses et des marchés ?
• existe-t-il des marges d’optimisation financière ou organisationnelle ?
• vos pratiques intègrent-elles les enjeux de développement durable, de qualité et de performance ?

L’audit constitue ainsi un point de départ indispensable pour construire une stratégie achats adaptée à vos objectifs, à vos moyens et à vos contraintes.

Public Sourcing a notamment accompagné la ville de Tours dans une démarche de refonte de son organisation achats. La mission a permis de réaliser un diagnostic de la fonction Achats, d’analyser les pratiques existantes et de formuler des préconisations opérationnelles et organisationnelles adaptées aux enjeux de la collectivité.

Un diagnostic complet de votre fonction Achats

Public Sourcing analyse l’ensemble de votre fonction Achats afin d’identifier ses points forts, ses fragilités et ses axes d’amélioration.

Notre audit ne se limite pas à la vérification juridique des marchés publics. Il porte sur toute la chaîne de l’achat, depuis l’expression du besoin jusqu’au suivi d’exécution des contrats.

Nous analysons notamment :

• l’organisation actuelle de la fonction Achats
• la répartition des missions entre les agents
• les circuits de validation internes
• les relations entre les services prescripteurs et les services achats
• les pratiques de recensement des besoins
• les modalités de préparation et de programmation des marchés
• les procédures de consultation
• la rédaction des pièces de marché
• l’analyse des candidatures et des offres
• le suivi d’exécution des marchés
• les outils de pilotage et les indicateurs utilisés
• les familles de dépenses et les fournisseurs récurrents

Cette approche globale permet de comprendre le fonctionnement réel de votre organisation, au-delà des procédures formalisées. Elle met en évidence les points de blocage, les risques éventuels et les leviers d’amélioration directement mobilisables.

Notre méthode d’audit des achats publics

Chaque mission d’audit est adaptée à la taille de votre structure, à vos enjeux, à vos ressources internes et à votre niveau de maturité achats. Public Sourcing privilégie une méthode claire, progressive et opérationnelle.

1. Cadrage de la mission

La première étape consiste à définir précisément le périmètre de l’audit. Nous identifions avec vous les objectifs prioritaires, les services concernés, les familles d’achats à analyser, les documents à collecter et les résultats attendus.

Ce cadrage permet de concentrer la mission sur les enjeux les plus importants pour votre structure : sécurisation juridique, optimisation financière, organisation interne, cartographie des achats, performance des marchés ou accompagnement des équipes.

2. Analyse documentaire

Nous procédons ensuite à l’analyse des documents existants : marchés publics, procédures internes, organigrammes, tableaux de suivi, données financières, nomenclatures achats, pièces de consultation, rapports d’analyse des offres ou outils de pilotage.

Cette analyse permet d’évaluer la cohérence des pratiques, la qualité de la documentation, la traçabilité des décisions et la sécurité des procédures mises en œuvre.

3. Entretiens avec les acteurs concernés

L’audit repose également sur des échanges avec les agents et responsables impliqués dans l’acte d’achat : acheteurs, juristes, services prescripteurs, directions financières, directions générales ou élus concernés.

Ces entretiens permettent de comprendre les pratiques réelles, les difficultés rencontrées, les besoins des équipes et les marges de progression perçues par les acteurs de terrain.

Ils sont essentiels pour construire un diagnostic réaliste, accepté et directement exploitable.

4. Analyse de l’organisation achats

Public Sourcing étudie le positionnement de la fonction Achats au sein de votre structure. L’objectif est d’évaluer la lisibilité de l’organisation, la répartition des responsabilités, la fluidité des circuits de validation et le niveau de coordination entre les services.

Cette étape permet d’identifier les éventuels doublons, les zones de flou, les pertes de temps ou les fragilités organisationnelles qui peuvent ralentir ou sécuriser insuffisamment l’acte d’achat.

Public Sourcing a réalisé pour la Région Languedoc-Roussillon un diagnostic approfondi de son organisation et de ses processus achats. Cette mission visait à analyser les pratiques existantes et à proposer des pistes d’optimisation réalistes, adaptées au fonctionnement de la collectivité.

5. Cartographie des achats

La cartographie des achats et la nomenclature constituent deux outils essentiels pour structurer la fonction Achats publique. Elles permettent de consolider les données de dépenses, de segmenter les achats par familles homogènes, d’identifier les marchés fournisseurs concernés et de dégager des orientations stratégiques d’optimisation. Public Sourcing accompagne les acteurs publics dans la mise en place de ces dispositifs afin d’en faire de véritables outils de pilotage et de management de la performance achats.

Public Sourcing vous accompagne dans la construction ou la mise à jour de cette cartographie afin de faciliter la programmation des marchés, la définition de stratégies par famille d’achats et le suivi des dépenses.

Le Département de l’Eure a sollicité Public Sourcing pour réaliser une cartographie exhaustive de ses achats. Cette mission avait pour objectif d’identifier les principales familles de dépenses, de mieux comprendre la structure des achats de la collectivité et de définir des stratégies achats à court et moyen terme pour améliorer la performance globale.

6. Identification des risques et leviers d’optimisation

À partir des éléments collectés, nous identifions les principaux risques et les leviers d’amélioration.

Ces risques peuvent être juridiques, organisationnels, financiers ou opérationnels : procédures insuffisamment sécurisées, manque de traçabilité, absence de pilotage, segmentation inadaptée des achats, renouvellements mal anticipés, dispersion des fournisseurs ou coûts administratifs élevés.

Les leviers d’optimisation peuvent porter sur la mutualisation des besoins, la programmation des marchés, la professionnalisation des agents, l’amélioration des outils, la clarification des rôles ou la mise en place d’indicateurs de performance.

7. Restitution et plan d’action

À l’issue de l’audit, Public Sourcing vous remet des conclusions claires et hiérarchisées. L’objectif n’est pas de produire un rapport théorique, mais une feuille de route opérationnelle.

Chaque recommandation est formulée de manière concrète, avec un niveau de priorité, des objectifs identifiés et des pistes de mise en œuvre adaptées à vos moyens.

Le plan d’action peut intégrer des actions rapides, des chantiers structurants et des évolutions à moyen terme.

La ville de Tours et la communauté d’agglomération Tour(s) Plus ont été accompagnées par Public Sourcing dans la réalisation d’un diagnostic exhaustif des achats. La mission a permis de construire des plans d’action réalistes et, le cas échéant, d’accompagner la mise en œuvre des préconisations retenues pour améliorer durablement la performance de la fonction Achats.

Les livrables de notre mission d’audit

Selon le périmètre défini, l’audit peut donner lieu à plusieurs livrables opérationnels :

• un diagnostic complet de la fonction Achats
• une analyse des forces et fragilités de l’organisation
• une cartographie des achats
• une analyse des familles de dépenses
• une identification des risques juridiques, financiers et organisationnels
• une estimation des leviers d’optimisation
• des recommandations hiérarchisées
• un plan d’action opérationnel
• des indicateurs de suivi
• des outils d’aide au pilotage
• une restitution auprès des équipes ou de la direction

Chaque livrable est conçu pour être compréhensible, exploitable et utile à la prise de décision.

Public Sourcing a accompagné la Communauté du Pays de Vendôme, la ville de Vendôme, le CCAS et le CIAS dans une démarche d’optimisation de leur fonction commande publique. La mission a notamment porté sur la cartographie des achats, l’organisation de la fonction Achats, les pratiques achats et marchés, l’identification de gains financiers potentiels, l’analyse du fonctionnement des magasins, la sécurisation des procédures et l’étude de solutions complémentaires comme l’adhésion à des centrales d’achat.

Les bénéfices d’un audit achats pour votre structure publique

Un audit des achats publics permet de transformer une organisation parfois dispersée ou essentiellement administrative en une fonction plus structurée, plus performante et plus lisible.

Les bénéfices peuvent être nombreux :

• meilleure maîtrise des dépenses publiques
• sécurisation des procédures de marchés publics
• clarification des rôles entre les services
• amélioration du recensement des besoins
• anticipation des renouvellements de marchés
• réduction des coûts administratifs
• identification de familles d’achats stratégiques
• amélioration du pilotage fournisseur
• professionnalisation des agents
• intégration plus efficace des objectifs de développement durable
• mise en place d’une stratégie achats cohérente

L’audit permet également de donner aux décideurs une vision objective de la situation et de prioriser les actions à engager.

Audit juridique, économique et organisationnel des achats publics

La performance d’une fonction Achats repose sur plusieurs dimensions complémentaires.

La dimension juridique vise à sécuriser les procédures, la traçabilité des décisions, les choix de procédures, les critères d’attribution et le respect des principes fondamentaux de la commande publique.

La dimension économique porte sur l’analyse des dépenses, des prix, des volumes, des familles d’achats et des gains potentiels. L’objectif n’est pas uniquement de réduire les coûts, mais d’acheter au bon niveau de qualité, dans des conditions adaptées aux besoins de la structure.

La dimension organisationnelle permet d’évaluer le fonctionnement interne : circuits de validation, répartition des missions, outils utilisés, collaboration entre services et capacité à piloter les marchés dans le temps.

C’est l’articulation de ces trois dimensions qui permet de construire une fonction Achats réellement performante.

La ville de Stains a confié à Public Sourcing une mission d’audit de sa fonction commande publique. Cet accompagnement avait pour objectif d’analyser l’organisation existante, les pratiques internes et les leviers d’amélioration permettant de renforcer l’efficacité et la sécurisation des procédures.

Nous agissons au cœur de votre stratégie achats

L’audit réalisé par Public Sourcing ne se limite pas à un état des lieux documentaire. Il vise à analyser la fonction Achats dans toutes ses dimensions : stratégique, organisationnelle, financière et opérationnelle.

Notre intervention permet notamment de travailler sur les axes suivants :

• l’état des lieux préalable de l’acte d’achat, avec l’analyse des processus internes, des circuits de validation et des missions des agents aux différents stades de l’achat public
• la réflexion stratégique sur les achats, afin de vérifier l’adéquation entre votre stratégie achats, les objectifs généraux de votre structure et les enjeux de développement durable
• l’optimisation financière, par l’identification des gains potentiels sur les différentes familles d’achats et la réduction possible des coûts administratifs liés aux procédures
• l’optimisation organisationnelle, à travers l’analyse du positionnement de la fonction Achats au sein de votre structure et l’étude de son organisation interne
• l’optimisation des stocks, lorsque cette dimension est pertinente, avec la recherche de meilleures pratiques permettant de réduire les coûts de possession et d’améliorer la gestion des ressources
• la mise en place ou l’actualisation d’une cartographie des achats, avec l’identification des secteurs stratégiques, des familles prioritaires, des catégories susceptibles de générer des économies et des fournisseurs à fort enjeu
• l’élaboration de matrices d’achats et de stratégies fournisseurs, afin de mieux piloter les achats récurrents, les marchés sensibles et les segments présentant un potentiel d’optimisation
• l’accompagnement à la mise en œuvre des préconisations, grâce à un plan d’action hiérarchisé, un phasage des chantiers et un suivi des actions engagées pour optimiser durablement la fonction Achats

Cette approche permet de transformer l’audit en véritable outil de décision et de pilotage pour votre collectivité ou votre établissement public.

La Région des Pays de la Loire a confié à Public Sourcing une mission d’audit visant à formaliser une stratégie d’achat structurée. L’accompagnement a porté sur la réalisation d’une cartographie des achats, l’analyse de plusieurs structures rattachées et la modélisation de scénarios permettant de prioriser les actions à mener par segment d’achat dans une logique de performance économique.

Dans un contexte de réduction des moyens alloués aux CAF, la Caisse de Vaucluse a choisi Public Sourcing pour analyser la structure de ses dépenses de fonctionnement, hors frais de personnel. L’objectif de la mission était d’identifier des pistes d’optimisation réalistes afin de dégager de nouvelles marges de manœuvre financières.

À qui s’adresse notre audit des achats publics ?

Public Sourcing accompagne les acteurs publics souhaitant structurer, sécuriser ou optimiser leur fonction Achats.

Nos missions peuvent s’adresser à différents types d’organisations :

• communes
• intercommunalités
• départements
• régions
• établissements publics
• syndicats mixtes
• bailleurs sociaux
• établissements de santé
• organismes publics ou parapublics
• structures soumises au Code de la commande publique

Notre approche s’adapte à votre organisation, que vous disposiez déjà d’un service achats structuré ou que vous souhaitiez poser les bases d’une fonction Achats plus formalisée.

Public Sourcing a également accompagné la CCI Rhône-Alpes dans le cadre d’un audit achat. Cette mission illustre la capacité du cabinet à intervenir auprès d’organismes publics et parapublics aux organisations variées, avec des enjeux spécifiques de structuration, de performance et de pilotage des achats.

Pourquoi faire appel à Public Sourcing ?

Public Sourcing est un cabinet spécialisé dans l’audit, le conseil, la formation et l’accompagnement des acteurs publics sur les thématiques achats et marchés publics.

Notre expertise repose sur une connaissance concrète de la commande publique et des réalités rencontrées par les collectivités, établissements publics et organismes soumis aux règles de l’achat public.

Faire appel à Public Sourcing, c’est bénéficier :

• d’un regard extérieur objectif sur votre organisation
• d’une expertise dédiée aux achats publics
• d’une approche à la fois stratégique et opérationnelle
• d’une capacité à analyser vos pratiques et vos procédures
• de recommandations concrètes, hiérarchisées et applicables
• d’un accompagnement possible dans la mise en œuvre des préconisations

Basé à Venelles, près d’Aix-en-Provence, Public Sourcing intervient auprès d’acteurs publics sur l’ensemble du territoire.

Témoignages relatifs à nos missions d’audit

« Très satisfaits de la relation et des échanges toujours riches. »

Ville de Tours

« Le cabinet a une qualité d’écoute exceptionnelle qui a permis un diagnostic pertinent de la situation de la collectivité et d’apporter des suggestions en adéquation avec la structure tout en tenant compte de nos spécificités : taille, compétences et moyens de la structure. La production de trois scenarii permet de pouvoir mettre en œuvre une nouvelle politique d’achat en douceur et limite les frustrations au sein des différentes directions. »

« Très à l’écoute, réactif, respect des délais de production des documents. Des documents conforment aux attentes, transparents et lisibles. Le cabinet a d’excellentes qualités relationnelles qui ont permis de fédérer toutes les directions autour du projet. »

« Nous avons travaillé avec une équipe dédiée à notre marché, disponible, compétente, avec une méthodologie de travail bien posée qui nous a permis de faire avancer notre réflexion et de commencer à mettre en oeuvre des actions tant dans le domaine des marchés publics que dans l’organisation des services de la collectivité. Cabinet très sérieux que nous recommanderons fortement aux collectivités ou entreprises qui se rapprocheront de nous pour obtenir des renseignements. »

Conseil Départemental du Cantal

« Prestation de Public Soucing très satisfaisante. Excellentes compétences de M. ROUSTAN. »

Conseil Départemental de l’Eure

« Le Cabinet Public Sourcing est composé de professionnels de qualité ayant travaillé en étroite collaboration et en bonne intelligence avec l’ensemble des agents de la collectivité. Durant la mission, les échanges étaient réguliers et le cabinet à respecté l’ensemble de ces engagements. »

Ville de Stains

« La prestation du cabinet a bien répondu aux besoins des trois entités : en effet, le cabinet a bien ciblé le périmètre de la mission et a ensuite établi un diagnostic pertinent des processus d’achats existants. Très grande disponibilité et qualité d’écoute de la part des consultants »

« Un cabinet très sérieux : les consultants sont très compétents tant sur le plan juridique que sur le plan opérationnel. Leur expérience en tant qu’acheteur dans le secteur public est très précieuses. D’excellentes qualités relationnelles avec les consultants. »

Groupement Grand Besançon – Ville de Besançon – CCAS de Besançon

« Une équipe composée d’experts disponibles et réactifs, dotée d’un excellent relationnel avec le service Marchés et les directions opérationnelles. Leur collaboration et la qualité des échanges ont permis de faire avancer des réflexions, de mener à bien des actions favorisant ainsi la pérennité du processus achats.

« Une méthodologie d’intervention interactive et pertinente et une assistance personnalisée : apport très apprécié sur le volet opérationnel permettant notamment une connaissance complète du marché fournisseur »

Etablissement Public Foncier de la région PACA

« L’adaptation des méthodes de travail de Public Sourcing aux hommes, aux moyens et aux pratiques de l’EPAEM a été remarqué par tous et a contribué à la parfaite réussite de cette mission »

« Point fort : la disponibilité des personnes du Cabinet. »

 Etablissement Public d’Aménagement Euroméditerranée