Management innovant de la fonction Achats : Cartographie des achats et nomenclature des achats
Le Cabinet Public Sourcing accompagne les collectivités territoriales et les établissements publics dans la réalisation de leur cartographie des achats et la structuration de leur nomenclature achat. Ces deux outils constituent le socle de toute démarche de management de la fonction achats : ils permettent de piloter les dépenses, de sécuriser le respect des seuils réglementaires et de cartographier et programmer les achats sur plusieurs exercices.
Qu’est-ce que la cartographie des achats ?
Définition et objectifs
La cartographie des achats est une représentation structurée et consolidée de l’ensemble des dépenses d’une structure publique. Elle répond à quatre questions fondamentales : quoi a été acheté, pour quel montant, auprès de quels fournisseurs, et selon quelle procédure.
Concrètement, la cartographie achat repose sur l’extraction et le retraitement des données comptables et budgétaires, puis sur leur affectation à des familles d’achats homogènes. Elle produit une photographie fidèle du portefeuille achat à un instant donné – et constitue le point de départ indispensable de toute stratégie d’achat.
La cartographie n’est pas un simple tableau de bord financier. C’est un outil d’aide à la décision qui révèle les segments à fort enjeu, les fournisseurs stratégiques, les risques de dépendance et les opportunités de mutualisation.
Les bénéfices pour les acheteurs publics
Pour les acheteurs publics, la cartographie des achats produit des effets concrets et mesurables :
- Visibilité globale sur le volume d’achats par direction, par nature et par fournisseur.
- Identification des leviers d’économies : les familles à fort volume sont les premières cibles d’optimisation.
- Sécurisation juridique : une vision consolidée par familles homogènes permet de vérifier la cohérence des procédures retenues au regard des seuils du Code de la commande publique.
- Programmation pluriannuelle : la cartographie fonde le plan d’actions achats et facilite la priorisation des consultations à venir.
- Dialogue inter-services : elle objectivise les échanges entre la direction des achats, les directions métiers et l’ordonnateur.
Comment réaliser une cartographie des achats ?
Public Sourcing applique une méthode en quatre étapes, éprouvée sur des structures de tailles et de natures variées.
1. Collecte et consolidation des données de dépenses
La première étape consiste à extraire les données de dépenses sur un ou plusieurs exercices budgétaires – généralement trois ans pour disposer d’une tendance significative. Les sources mobilisées sont les fichiers comptables, les données du logiciel financier (CIVIL, Berger-Levrault, Sedit, etc.) et, le cas échéant, les données des marchés notifiés.
Un nettoyage rigoureux est indispensable. Les dépenses non pertinentes pour une analyse achat – subventions, charges de personnel, remboursements – sont écartées. Les doublons et les libellés incohérents sont corrigés. Cette phase de toilettage conditionne la fiabilité de l’ensemble de la démarche.
2. Segmentation par familles d’achats homogènes
Les dépenses nettoyées sont ensuite affectées à une nomenclature achats structurée en familles homogènes. Public Sourcing construit cette nomenclature en cohérence avec la réalité du marché fournisseurs et les spécificités de la structure : une nomenclature à deux niveaux est généralement suffisante pour une première mise en place.
Le premier niveau regroupe les grandes natures d’achats (Travaux, Fournitures, Services, Prestations intellectuelles). Le second niveau détaille les segments opérationnels : entretien de voirie, fournitures de bureau, prestations informatiques, etc.
3. Analyse Pareto et identification des leviers
Une fois les dépenses segmentées, l’analyse Pareto – dite règle des 80/20 – permet d’identifier les familles d’achats qui concentrent l’essentiel des enjeux financiers. En pratique, 20 % des familles représentent souvent 80 % des dépenses totales.
Cette analyse classe les segments en trois catégories :
- Catégorie A : familles à fort volume, priorité absolue pour les actions d’optimisation.
- Catégorie B : familles à enjeu intermédiaire, gains significatifs accessibles.
- Catégorie C : familles à faible volume, où la réduction des coûts de traitement administratif prime sur la négociation.
L’analyse croise également les dimensions fournisseurs (concentration, dépendance, risque de rupture) et directions clientes (consommations par service, achats transversaux).
4. Restitution et orientations stratégiques
Public Sourcing formalise les résultats dans un document de restitution structuré : tableaux de bord par famille, cartographie des fournisseurs stratégiques, analyse des risques et recommandations opérationnelles. Ce livrable sert de base au plan d’actions achats et à la programmation des consultations.
La nomenclature des achats publics
Définition et rôle dans le Code de la commande publique
La nomenclature des achats est un référentiel interne qui classe les besoins d’une structure publique par familles homogènes de produits, services ou travaux. Elle n’est pas imposée dans sa forme par un texte unique, mais son existence est une exigence implicite du Code de la commande publique.
L’article L. 2111-1 du Code impose à l’acheteur de définir précisément la nature et l’étendue de ses besoins. Depuis le Code des marchés publics de 2006, chaque acheteur peut mettre en œuvre la nomenclature achats adaptée à ses propres spécificités, à condition qu’elle permette de retracer de manière sincère les dépenses par familles homogènes (articles R. 2121-1 à R. 2121-9 du Code de la commande publique).
En l’absence de nomenclature structurée, le risque de fractionnement abusif – dit « saucissonnage » – est réel. Ce fractionnement artificiel des commandes, qui vise à rester sous les seuils de procédure formalisée, est illégal et expose la structure à des risques contentieux significatifs.
Lien avec les codes CPV et le calcul des seuils
Les codes CPV (Common Procurement Vocabulary) constituent la nomenclature officielle européenne utilisée dans les avis de marchés publics. Chaque code CPV est composé de 8 chiffres et d’un chiffre de contrôle : les deux premiers chiffres identifient la division, les cinq premiers la catégorie, les trois derniers apportent un degré de précision supplémentaire.
La liste des codes CPV en vigueur est celle du règlement CPV 2008, consultable sur la plateforme TED/SIMAP de l’Union européenne. Son utilisation est obligatoire dans les avis de marchés publiés. En France, une nomenclature des secteurs d’achat regroupés par codes CPV existe également sur le portail achats-durables.gouv.fr, à titre facultatif.
La nomenclature achat interne et les codes CPV marchés publics sont deux outils distincts mais complémentaires. La nomenclature interne sert au pilotage et au calcul des seuils ; les codes CPV servent à la publication des avis. Une nomenclature achat bien construite facilite l’affectation des codes CPV lors du lancement des consultations.
Pour les fournitures et services, le calcul des seuils s’effectue par famille homogène sur douze mois glissants ou sur l’exercice budgétaire (article R. 2121-6 et R. 2121-7 du Code). Les seuils de procédure formalisée applicables aux collectivités territoriales sont fixés à 221 000 € HT pour les fournitures et services (seuil 2024-2025) et à 5 538 000 € HT pour les travaux.
Comment structurer sa nomenclature achat ?
Une nomenclature achat efficace repose sur trois principes :
- Homogénéité : chaque famille regroupe des achats comparables du point de vue du marché fournisseurs et des caractéristiques techniques.
- Exhaustivité : toutes les dépenses achat de la structure doivent pouvoir être affectées à une famille, sans zone grise.
- Stabilité : la nomenclature doit être suffisamment stable dans le temps pour permettre des comparaisons inter-exercices, tout en restant évolutive.
Public Sourcing recommande une structure à deux niveaux pour les collectivités de taille moyenne, et à trois niveaux pour les structures dont le volume d’achats justifie une granularité plus fine.
Cartographie et nomenclature : deux outils complémentaires
La cartographie achat et la nomenclature des achats sont deux outils distincts qui se renforcent mutuellement.
La nomenclature est le cadre de classement : elle définit les familles dans lesquelles les dépenses seront rangées. La cartographie est le résultat : elle produit la photographie consolidée des dépenses dans ce cadre.
Sans nomenclature stable, la cartographie perd sa comparabilité dans le temps. Sans cartographie, la nomenclature reste un référentiel théorique sans ancrage dans les dépenses réelles.
Ensemble, ces deux outils permettent de cartographier et programmer les achats de manière rigoureuse : identifier les marchés à renouveler, anticiper les consultations, prioriser les actions d’optimisation et sécuriser le respect des seuils réglementaires sur l’ensemble du portefeuille.
Trop de collectivités copient un modèle générique de nomenclature : c’est une erreur, car une nomenclature déconnectée du marché fournisseurs réel ne sécurise pas les seuils.
Notre accompagnement pour votre cartographie et nomenclature achats
Ce que nous réalisons pour vous
Public Sourcing réalise des missions de cartographie des achats et de structuration de nomenclature achat sur mesure, adaptées à la taille et aux spécificités de chaque structure.
Les prestations comprennent :
- Audit et collecte des données : extraction, nettoyage et consolidation des données de dépenses sur les exercices de référence.
- Construction de la nomenclature achat : définition des familles homogènes, structuration en niveaux, table de correspondance avec les comptes budgétaires et les codes CPV.
- Réalisation de la cartographie : segmentation des dépenses, analyse Pareto, croisement par fournisseurs et par directions clientes.
- Restitution et plan d’actions : présentation des résultats aux équipes dirigeantes, identification des leviers prioritaires, recommandations opérationnelles.
- Formation des équipes : transfert de compétences pour que les acheteurs puissent actualiser la cartographie en autonomie.
Le Cabinet Public Sourcing intervient en mode projet, avec des livrables clairs et des délais maîtrisés. Chaque mission donne lieu à une restitution formalisée, présentée à l’équipe dirigeante et aux acheteurs concernés.
Contactez-nous pour définir ensemble le périmètre et les modalités de votre mission.
Quelques exemples de missions réalisées
Public Sourcing a conduit des missions de cartographie des achats et de structuration de nomenclature auprès de plusieurs collectivités et établissements publics :
- Département de l’Eure : réalisation d’une cartographie complète des achats départementaux, structuration de la nomenclature achat sur deux niveaux, identification des familles à fort enjeu et recommandations pour la programmation pluriannuelle des marchés.
- Ville de Tours : audit du portefeuille achat, construction d’une nomenclature achat adaptée aux spécificités d’une ville de plus de 130 000 habitants, restitution auprès de la direction générale des services.
- Grand Narbonne : cartographie des achats de l’agglomération, croisement des données par direction et par fournisseur, identification des leviers de mutualisation entre la communauté d’agglomération et les communes membres.
- Ville de Vendôme : structuration de la nomenclature achat et mise en place d’un tableau de bord de suivi des dépenses par famille homogène.
- Ville de Stains : accompagnement à la réalisation d’une première cartographie achat, formation des équipes à l’utilisation de la nomenclature et à l’actualisation annuelle des données.
Pourquoi faire appel à Public Sourcing ?
Une expertise exclusive en achat public. Le Cabinet Public Sourcing intervient uniquement auprès des collectivités territoriales et des établissements publics. Cette spécialisation garantit une maîtrise complète des contraintes réglementaires, budgétaires et organisationnelles propres au secteur public.
Une méthode éprouvée sur le terrain. La démarche de cartographie et de nomenclature développée par Public Sourcing s’appuie sur des missions réalisées auprès de structures de toutes tailles – de la commune de 10 000 habitants au département. Les livrables sont directement opérationnels, sans travail de retraitement supplémentaire pour les équipes.
Un transfert de compétences systématique. Public Sourcing ne livre pas seulement un document : le cabinet forme les acheteurs à l’utilisation et à l’actualisation des outils. L’objectif est l’autonomie durable de la structure, pas la dépendance à un prestataire.
Un positionnement de conseil indépendant. Public Sourcing n’est lié à aucun éditeur de logiciel ni à aucun groupement d’achat. Les recommandations formulées sont fondées exclusivement sur l’intérêt de la structure accompagnée.