Le Plan de transformation numérique de la commande publique, adopté par le gouvernement en fin d’année 2017, a été actionné. Cette feuille de route à destination des acteurs publics fixe une ligne de conduite à suivre au travers de 15 actions à mettre en œuvre à horizon 2022.
Les objectifs fixés sont clairs :
- une simplification des procédures de marchés publics, davantage de transparence et une sécurité optimale des données transmises dans le cadre de ces procédures ; sans oublier l’intérêt écologique.
Deux grands axes s’inscrivent dans ces objectifs ambitieux.
Le premier axe concerne la dématérialisation complète des échanges entre les candidats à un marché public et les acheteurs publics à l’origine du besoin, et ce, à tous les stades de la procédure de passation.
A ce titre, la récente réglementation inhérente aux marchés publics, prévoit, en son article 41 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016, que les échanges pouvant avoir lieu dans le cadre d’une consultation de marchés publics doivent se limiter à des échanges électroniques. Ces derniers doivent alors transiter par une plateforme dématérialisée appelée « profil acheteur ».
Il résulte de ce qu’il précède que les nouvelles obligations impactent tant les acheteurs publics que les opérateurs économiques pour lesquels un effort d’adaptation indéniable est attendu.
Dans ce cadre, tous les acheteurs publics exprimant un besoin de travaux, de fournitures ou de services et toutes les entreprises en capacité d’y répondre, sont concernés quelle que soit leur nature ou encore leur taille.
Tous les types de marchés et de procédures sont également impactés par la dématérialisation complète quelle que soit leur nature ou encore la valeur chiffrée correspondante.
Une seule exception subsiste toutefois : les marchés publics dont le montant est inférieur à 25 000 € HT. Ces marchés dits « de gré à gré » bénéficiant déjà d’une large souplesse en termes de procédure continuent à être exonérés de certaines obligations générales.
Concrètement, depuis le 1er octobre 2018, les acheteurs publics doivent publier leurs marchés et mettre en ligne les pièces de ce marché sur un profil acheteur, lesquels pourront être consultés par les entreprises sur ce même profil acheteur. Aucun autre accès n’est alors possible.
Par ailleurs, en cours de consultation, tous les échanges ne pourront avoir lieu que sur ladite plateforme dématérialisée (questions/réponses, divers courriers de demandes de compléments ou de négociation, courriers de rejet et de notification).
Enfin, seules des candidatures et des offres électroniques pourront être déposées. Tout pli qui serait transmis par voie papier serait alors considéré comme irrégulier par l’acheteur public.
S’agissant des pièces du marché dont il était, avant ces nouvelles règles, exigé qu’elles soient signées manuscritement, elles devront dès lors être signées électroniquement. En effet, la signature manuscrite fait place à la signature électronique sous le format d’une carte à puce ou d’une clé USB venant crypter les données transmises et leur donnant la même valeur qu’une signature manuelle.
Mais la signature électronique n’est pas encore obligatoire dès le stade de la candidature. Seul l’attributaire d’un marché public pourra se voir solliciter en vue de signer électroniquement les documents requis.
En vue de simplifier les démarches administratives, les textes vont plus loin : coffre-fort électronique, E-attestations, Marché Public Simplifié (MPS), Document Unique de Marché Européen (DUME). Autant de dispositifs simplifiant la partie candidature des marchés publics pour les entreprises en vue de mettre fin à la redondance des documents transmis.
Le deuxième axe qu’il convient d’aborder au vu des récentes évolutions sur la dématérialisation des marchés publics est lié au déploiement de l’open data. Ce dernier dispositif impose aux pouvoirs adjudicateurs de faire preuve d’une large transparence en publiant les données essentielles des marchés publics : celles liées à la procédure de passation en elle-même mais également celles liées à l’exécution du marché par le titulaire choisi.
Autant de nouveaux procédés à maîtriser dont les acheteurs et les entreprises ne peuvent échapper et que le Cabinet Public Sourcing traite dans le cadre de formations et d’accompagnements.